Jednostką wyznaczoną do realizacji procesu archiwizacji i niszczenia dokumentacji jest Dział Obiegu i Archiwizacji Dokumentów Politechniki Gdańskiej. Na Wydziale Elektrotechniki i Automatyki osobą odpowiedzialną za nadzór nad przebiegiem procesu oraz udzielanie informacji jest pani Sylwia Krupińska.
Niszczenie
Szczegółowa procedura dotycząca bezpiecznego niszczenia dokumentacji niearchiwalnej została określona w Zarządzeniu Rektora nr 38/2018 z dnia 17 grudnia 2018 r. w sprawie: procedury bezpiecznego niszczenia dokumentacji niearchiwalnej, przychodzącej oraz powstającej w Politechnice Gdańskiej.
Zgodnie z procedurą, w celu zniszczenia dokumentacji należy przygotować komplet dokumentów w dwóch egzemplarzach w wersji papierowej. Przygotowany komplet dokumentów należy przekazać pani Sylwii Krupińskiej celem weryfikacji i ustalenia dalszego toku postępowania.
Wzory dokumentów:
- wniosek o bezpieczne niszczenie dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 1 do ZR nr 38/2018),
- spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej bezpiecznemu niszczeniu (załącznik nr 2 do ZR nr 38/2018),
- protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (papierowej) (załącznik nr 3 do ZR nr 38/2018).
Archiwizacja
Archiwizacja dokumentów odbywa się zgodne z Zarządzeniem Rektora nr 12/2017 z 5 lipca 2017 w sprawie: zatwierdzenia normatywów kancelaryjnych t.j. instrukcji kancelaryjnej Politechniki Gdańskiej, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Politechniki Gdańskiej.
Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw. Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych należy akta przekazać do Archiwum Zakładowego Politechniki Gdańskiej.
Dokumentacja powstająca i wpływająca do Politechniki Gdańskiej dzieli się na:
- materiały archiwalne (kategoria A) wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, posiadające trwałe znaczenie, jako źródło informacji o wartości historycznej,
- dokumentację niearchiwalną (kategoria B), czyli wszelką inną dokumentację, posiadająca jedynie czasowe znaczenie praktyczne. Długość okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w latach określa się symbolem literowym i liczbą w zapisie arabskim (np. B2, B5, B10)
Symbol literowy "Bc" oznacza kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana z jednostki organizacyjnej na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Politechniki Gdańskiej.
Porządkowanie akt kategorii B5, B10, B50:
- zszyć/spiąć akta,
- prawidłowo opisać teczkę.
Porządkowanie akt kategorii A/BE50:
- należy ułożyć akta wewnątrz teczki zgodnie ze spisem spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie, co oznacza, że pisma najstarsze są na wierzchu a pisma najmłodsze na spodzie,
- wyciągnąć wszystkie wtórniki, nieistotną korespondencje, brudnopisy,
- usunąć wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.),
- ponumerować wszystkie zapisane stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym,
- zszyć uporządkowane akt w teczkach o kartonowych okładkach lub umieścić w teczkach,
- prawidłowo opisać teczkę.
Przed przekazaniem akta powinny zostać uporządkowane i zaopatrzone w spisy zdawczo-odbiorcze w 3 egzemplarzach. Spisy należy sporządzić według formularza (wzór formularza do pobrania).
Przygotowany spis zdawczo-odbiorczy należy przekazać pani Sylwii Krupińskiej celem sprawdzenia i ustalenia dalszej procedury przekazania.