Jednostką wyznaczoną do realizacji procesu archiwizacji i niszczenia dokumentacji jest Centrum Obiegu Dokumentów Politechniki Gdańskiej. Na Wydziale Elektrotechniki i Automatyki osobą odpowiedzialną za nadzór nad przebiegiem procesu oraz udzielanie informacji jest pani Sylwia Krupińska.
Brakowanie
Szczegółowa procedura dotycząca bezpiecznego niszczenia dokumentacji niearchiwalnej została określona Zarządzeniem Rektora Politechniki Gdańskiej nr 54/2024 z 11 grudnia 2024 r. w sprawie zatwierdzenia normatywów kancelaryjnych, tj. instrukcji kancelaryjnej Politechniki Gdańskiej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Politechniki Gdańskiej
Zgodnie z procedurą brakowanie odbywa się na podstawie przygotowanego dokumentu "Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej bezpiecznemu niszczeniu".
Spis sporządza pracownik odpowiedzialny za daną dokumentacje (przykładowy spis) w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
Przygotowany spis dokumentacji należy przekazać pani Sylwii Krupińskiej celem weryfikacji i ustalenia dalszego toku postępowania.
Archiwizacja
Archiwizacja dokumentów odbywa się zgodnie z Zarządzeniem Rektora Politechniki Gdańskiej nr 54/2024 z 11 grudnia 2024 r. w sprawie zatwierdzenia normatywów kancelaryjnych, tj. instrukcji kancelaryjnej Politechniki Gdańskiej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Politechniki Gdańskiej.
Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw. Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych należy akta przekazać do Archiwum Zakładowego Politechniki Gdańskiej.
Dokumentacja powstająca i wpływająca do Politechniki Gdańskiej dzieli się na:
- materiały archiwalne (kategoria A) wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, posiadające trwałe znaczenie, jako źródło informacji o wartości historycznej,
- dokumentację niearchiwalną (kategoria B), czyli wszelką inną dokumentację, posiadająca jedynie czasowe znaczenie praktyczne. Długość okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w latach określa się symbolem literowym i liczbą w zapisie arabskim (np. B2, B5, B10)
Symbol literowy "Bc" oznacza kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana z jednostki organizacyjnej na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Politechniki Gdańskiej.
Porządkowanie akt kategorii B5, B10, B50:
- zszyć/spiąć akta,
- prawidłowo opisać teczkę.
Porządkowanie akt kategorii A/BE50:
- należy ułożyć akta wewnątrz teczki zgodnie ze spisem spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie, co oznacza, że pisma najstarsze są na wierzchu a pisma najmłodsze na spodzie,
- wyciągnąć wszystkie wtórniki, nieistotną korespondencje, brudnopisy,
- usunąć wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.),
- ponumerować wszystkie zapisane stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym,
- zszyć uporządkowane akt w teczkach o kartonowych okładkach lub umieścić w teczkach,
- prawidłowo opisać teczkę.
Przed przekazaniem akta powinny zostać uporządkowane i zaopatrzone w spisy zdawczo-odbiorcze w 3 egzemplarzach. Przygotowany spis zdawczo-odbiorczy należy przekazać pani Sylwii Krupińskiej celem sprawdzenia i ustalenia dalszej procedury przekazania.