Szczegółowa procedura dotycząca bezpiecznego niszczenia dokumentacji niearchiwalnej została określona w Zarządzeniu Rektora nr 38/2018 z dnia 17 grudnia 2018 r. w sprawie: procedury bezpiecznego niszczenia dokumentacji niearchiwalnej, przychodzącej oraz powstającej w Politechnice Gdańskiej.

Zgodnie z procedurą, w celu zniszczenia dokumentacji należy przygotować komplet dokumentów w dwóch egzemplarzach w wersji papierowej. Przygotowany komplet dokumentów należy przekazać pani Sylwii Krupińskiej celem weryfikacji i ustalenia dlaszego toku postępowania.

Archiwizacja dokumentów odbywa się zgodne z Zarządzeniem Rektora nr 12/2017 z 5 lipca 2017 w sprawie: zatwierdzenia normatywów kancelaryjnych t.j. instrukcji kancelaryjnej Politechniki Gdańskiej, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Politechniki Gdańskiej.

Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw. Po upływie okresu przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych należy akta przekazać do Archiwum Zakładowego Politechniki Gdańskiej.

Dokumentacja powstająca i wpływająca do Politechniki Gdańskiej dzieli się na:

• materiały archiwalne (kategoria A) wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, posiadające trwałe znaczenie, jako źródło informacji o wartości historycznej,
• dokumentację niearchiwalną (kategoria B), czyli wszelką inną dokumentację, posiadająca jedynie czasowe znaczenie praktyczne. Długość okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w latach określa się symbolem literowym i liczbą w zapisie arabskim (np. B2, B5, B10)

Symbol literowy "Bc" oznacza kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana z jednostki organizacyjnej na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Politechniki Gdańskiej.

Porządkowanie akt kategorii B5, B10, B50:

• zszyć/spiąć akta,
• prawidłowo opisać teczkę.

Porządkowanie akt kategorii A/BE50:

• należy ułożyć akta wewnątrz teczki zgodnie ze spisem spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie, co oznacza, że pisma najstarsze są na wierzchu a pisma najmłodsze na spodzie,
• wyciągnąć wszystkie wtórniki, nieistotną korespondencje, brudnopisy,
• usunąć wszystkie części metalowe (spinacze, zszywki itp.),
• ponumerować wszystkie zapisane stron miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym,
• zszyć uporządkowane akt w teczkach o kartonowych okładkach lub umieścić w teczkach,
• prawidłowo opisać teczkę.

Przed przekazaniem akta powinny zostać uporządkowane i zaopatrzone w spisy zdawczo-odbiorcze w 3 egzemplarzach. Spisy należy sporządzić według formularza (wzór formularza do pobrania).

Przygotowany spis zdawczo-odbiorczy należy przekazać pani Sylwii Krupińskiej celem sprawdzenia i ustalenia dlaszej procedury przekazania.